Råd for samarbeidet

Råd for partnerskapet

Vær en aktiv forhandlingspartner

Hva ønsker dere å få ut av prosjektet? Har dere ressurser til å gjennomføre deres side av aktivitetene? Vær tydelig på hvilket formål dere har med prosjektet og hvilke utgifter dere ønsker å få dekket. Sett av tid til å diskutere alle delene av prosjektsøknaden/prosjektet, og få mest mulig detaljer på plass så tidlig som mulig.

Sett dere inn i retningslinjene

Les retningslinjene og andre dokumenter som følger med utlysningen. Her er det nyttig informasjon å hente. Vær oppmerksom på at retningslinjene kan variere fra land til land.

Be om å få se relevante papirer, som prosjektsøknaden og budsjettet

Noen ganger kan prosjektpartneren komme sent inn i samarbeidet. Da er det viktig at dere som prosjektpartnere har full oversikt over hva dere søker om støtte til. Søknaden skal i de fleste tilfeller sendes inn med et engelsk sammendrag. Har ikke søknaden engelsk informasjon, sørg for å skaffe dere tilstrekkelig informasjon på annen måte.

Ha møter med samarbeidspartneren der dere går gjennom partnerskapsavtalen og samarbeidet punkt for punkt

Møt hverandre ansikt-til-ansikt. Da er det lettere å forstå hverandres organisasjoner og behov. Om det ikke går, bruk Skype eller sosiale medier for å diskutere søknaden, budsjettet og prosjektidéer. Lange e-postkorrespondanser kan skape misforståelser og ta tid og energi.

Det er viktig at dere ikke skriver under på noe dere ikke forstår, så still spørsmål om partnerskapsavtalen dersom noe er uklart.

Hold tett kontakt med eventuelle andre partnere på norsk side

Kan dere utfylle hverandre i arbeidet?

Partnerskapsavtalen

Alle samarbeidsprosjekter som har fått tildelt midler, skal ha en partnerskapsavtale som er undertegnet av prosjektpartneren i både Norge og samarbeidslandet.

Hva skal avtalen inneholde?

Partnerskapsavtalen er et nøkkeldokument som regulerer samarbeidet. Det beskriver hvem samarbeidspartnerne er og hvem som skal gjøre hvilke oppgaver. Partnerskapsavtalen skal også inneholde et detaljert budsjett.

Begynn med å utarbeide partnerskapsavtalen så tidlig som mulig. Tenk gjennom hva dere trenger å få med i avtalen, og pass på at dere forstår hva alle punktene i avtalen innebærer. Alle krav til partnerne skal ideelt sett inn i avtalen.

Partnerskapsavtalen skal være undertegnet av alle samarbeidspartnerne i prosjektet før prosjektet starter, men det varierer fra land til land om dere trenger å undertegne avtalen før dere søker. I noen tilfeller trenger man kun et intensjonsbrev («letter of intent») i søknaden. Sett deg inn i hvilke regler som gjelder i det landet du skal samarbeide med.

Sekretariatet for EØS-midlene har utarbeidet en mal for partnerskapsavtalen, se ‘Annex 6 – Partnership Agreement Template’. Denne malen finner du også i høyremargen på denne siden.

Budsjett og økonomi

Partnerskapsavtalen skal inneholde et detaljert budsjett, der det blant annet skal komme frem hvilke utgifter prosjektet skal dekke og hvem som har ansvaret for hvilken utgift.

Her er noen råd om hva dere bør tenke på i budsjettarbeidet:

• Ikke utsett vanskelige samtaler om økonomi – det er i avtalen grunnlaget fremover legges.
• Det er stor prisforskjell mellom Norge og mange av samarbeidslandene. Kulturrådet har laget en veiledende prisliste som gir et inntrykk av norsk prisnivå:
  Les mer om kultursamarbeid og norsk prisnivå.
• Sett av tilstrekkelige midler til oversettelser. Erfaringsmessig er det ofte satt av for lite midler til oversettelse, og det går ut over kvaliteten.
• Tid er en verdifull ressurs. Husk at dere kan sette av midler til å dekke deres arbeidsressurser, som for eksempel en prosjektkoordinator
• Bli enige om hvordan dere som partner skal dokumentere utgifter i prosjektet. Som regel kan dette gjøres på to ulike måter – originalkvitteringer eller revisorbekreftelse – men dette varierer fra land til land. Sjekk reglene!
• Dersom dere velger å bruke revisorbekreftelse som dokumentasjon, kan utgiftene til dette dekkes gjennom prosjektet. Det må i så fall inn i partnerskapsavtalen/budsjettet.
• Merk også at det som regel er mulig å la prosjektansvarlig dekke alle utgifter direkte (det vil si at alle fakturaer utstedes til prosjekteier).
• NB: Vær oppmerksom på at valutasvingninger ikke anses som godkjente utgifter. Legg gjerne inn litt sikkerhetsmargin i budsjettet om dere er nervøse for endrede euro/krone-kurser.