Forvaltning av profane middelalderhus i tre

Denne veilederen gir en kort innføring i hva middelalderhus er, bevaring, bygg- og bevaringsteknikker og tilskuddsordningen for tiltak på husene. Dette er en veileder for kulturminneforvaltningen, og det forventes at saksbehandleren allerede er kjent med gjeldende regler og praksis innenfor kulturminneforvaltning.

1Profane Middelalderhus

Et profant middelalderhus i tre er en fortsatt intakt trebygning som er bygget før 1537 og ikke er en kirke eller et annet religiøst bygg. I Norge har vi litt over 250 slike hus spredd ut over hele landet. Den store majoriteten ligger i indre Telemark, Numedal og Setesdal. I Norge var lafting den vanligste teknikken for konstruksjon av trehus i middelalderen, og derfor er stort sett alle gjenværende profane middelalderhus i Norge laftet.

Middelalderbygningene er den viktigste kilden vi har til den særegne nordiske trebyggestilen fra middelalderen. De har derfor stor verdi som historisk kildemateriale.

Alle profane middelalderhus i tre er automatisk fredete kulturminner etter kulturminneloven § 4, og alle tiltak på kulturminnet eller i dets sikringsone på 5 meter krever derfor dispensasjon. Automatisk fredede bygninger har ikke fredningsbestemmelser slik som ved nyere fredninger etter § 15. Dette gir færre holdepunkter for å vurdere hva som kan tillates ved dispensasjon. Målet for den automatiske fredningen er å beskytte middelaldermateriale mot tap og inngrep, men nyere tilføyet materiale er også beskyttet av fredningen.

2Restaurering av middelalderhus

Konserveringen av eldre trehusbebyggelse skal følge antikvariske prinsipper og være basert på artikkel 16 i Veneziacharteret og ICOMOS-dokumentet Prinsipper for bevaring av trebygninger.

Hovedpunktene i disse internasjonale prinsippene er:

  • Anerkjenn betydningen av historiske trebygninger fra alle tidsepoker som en integrert del av vår kulturarv.
  • Ta i betraktning det store mangfoldet av trebygninger i verden
  • Ta i betrakting de forskjellige treslagene og  trekvalitetene som brukes i disse byggene.
  • Anerkjenn trebygningenes sårbarhet som følge av nedbryting av materialene under varierende klimatiske betingelser, forårsaket av varierende luftfuktighet, lyspåvirkning, sopp- og insektangrep, bruk og slitasje, brann og andre ulykker.
  • Anerkjenn at trebygninger er truet som følge av deres sårbarhet, feilaktig bruk og tap av tradisjonell material- og håndverkskunnskap og bygningsteknologi.
  • Ta i betraktning at det er et mangfoldig spekter av behandlingsmåter som er nødvendige for bevaring og beskyttelse.

2.1 Middelalderhusprosjektet

Fra 1991 til 1998 gjennomførte Riksantikvaren et prosjekt som hadde som mål å restaurere alle profane middelalderhus i Norge til et forsvarlig vedlikeholdsnivå.

Gjennom dette prosjektet ble også prosessuell autentisitet brakt inn i norsk bygningsvern. Det var en forutsetning at middelalderbygningene skulle settes i stand med de samme håndverksmessige teknikkene og samme verktøy, materialbruk og materialkvalitet som opprinnelig. For å oppnå dette måtte man i stor grad gjenutvikle gammel håndverks- og materialkunnskap. Dette ble gjort ved å engasjere eldre tradisjonshåndverkere som arbeidet sammen med yngre håndverkere med istandsetting og faglige samlinger.

I denne gjenutviklingen ble det også gjort noen feil. Det er særlig på materialsiden at man i ettertid ser at løsningene har hatt kortere levetid enn forventet, spesielt for flis- og stikketak. Man kan i ettertid kritisere at slike feil ble gjort på de mest verdifulle bygningene, men på 1990-tallet var det ikke ressurser til å bruke nybygg eller nyere bygg til gjenutvikling av gamle håndverkstradisjoner og materialkunnskap.

2.2 Prosessuell kontra materialautentisk istandsetting

Materialautentisk istandsetting har lenge vært et hovedprinsipp i norsk bygningsvern. Det innebærer at man ønsker minst mulig utskifting av gammelt, ev. originalt materiale. Der en stokk eller en annen bygningsdel er delvis skadet av råte eller lignende, har man valgt å spunse inn nytt trevirke. Ofte kan man finne flere spunser i samme del.
Spunsene er svake punkt der ny fukt kan trenge inn og starte nye råteprosesser. De er som regel også konstruktivt svake slik at de kan ryke ved belastning og gi skader på større deler av bygningen.

Prosessuell autentisitet ble introdusert tidlig på 1990-tallet. Her var det viktig å tenke og handle slik håndverkere ville ha gjort ved reparasjoner i eldre tid. Dårlige stokker blir heller byttet mot tilsvarende nye i stedet for å bli spunset. Man legger større vekt på å ivareta konstruksjonenes helhet og konstruktive styrke.

Riksantikvaren ser fordeler og ulemper ved begge prinsippene. Siden alle hus og istandsettingsoppgaver er forskjellige, vil konsekvensene av de ulike prinsippene variere fra sak til sak. Der prinsippet om prosessuell autentisitet vil medføre svært stor utskifting av gammelt materiale, bør man vurdere å beholde mest mulig historisk materiale, kanskje i kombinasjon med nye og avlastende konstruktive elementer.
Men vi har også ved flere anledninger sett at sparsomme reparasjoner med lite utskifting av materiale, har ført til nye konstruktive skader og/eller fuktskader som i løpet av få tiår har gitt et skadeomfang som er langt større enn de opprinnelige skadene.

Når man skal velge et istandsettingsprinsipp er det derfor viktig å vurdere konsekvensene av begge prinsippene, og velge den løsningen som gir best vern av bygningen på lang sikt. Det kan også være en løsning å velge ett prinsipp for en del av bygningen og et annet prinsipp for andre deler.

Middelalderbygningenes kildeverdi er hovedgrunnen for den automatiske fredningen. Derfor må hensynet til å bevare mest mulig historisk materiale veie tungt.

Dispensasjon

Profane middelalderhus i tre er automatisk fredet ifølge kulturminneloven § 4. Dette betyr i praksis at tiltak eller inngrep på bygget i seg selv eller området rundt, er forbudt etter kulturminneloven § 3. Hvis eieren ønsker et tiltak eller inngrep, kan man ifølge lovens § 8 søke kulturminnemyndighetene om dispensasjon til tiltaket. Kulturminneforvaltningen vil da veie tiltakets effekt på husets kulturminnefaglige verdier mot de private og samfunnsmessige hensynene bak tiltaket.

For mal til utforming av dispensasjonsbrev, se Riksantikvarens mal for dette.

Viktige hensyn i en vurdering om dispensasjon

  • Hvor mye av byggets opprinnelige treverk og dets omgivelser er bevart?
  • I hvilken grad vil tiltaket påvirke muligheten til å oppleve bygget og dets historiske omgivelser?
  • I hvilken grad påvirker tiltaket elementer som viser stedets lange historiske utvikling?
  • Vil tiltaket påvirke koblingen til andre kulturminner, som for eksempel graver eller bosetninger?
  • Hva slags bruksverdi har bygget for eier, lokalsamfunnet, regionen eller nasjonen?

Dispensasjon for inngrep i grunnen

Graving i et område med kulturminner er helt klart et inngrep i kulturminnet og er derfor dispensasjonspliktig. Dispensasjon for inngrep i grunnen vil vanligvis kreve arkeologisk gransking. Dette kan bety utgraving eller overvåking, i tillegg til ulike typer avbøtende tiltak. For utgiftene til arkeologisk granskning kan man få tilskudd, eller at staten dekker disse utgiftene på annen måte, . jf. kml § 10.

Hvis vi har sikre opplysninger om at huset har blitt flyttet etter 1537, er grunnen huset står på ikke fredet, og dermed ikke dispensasjonspliktig etter kulturminneloven § 8. Grunnen kan likevel fortsatt inneholde viktige spor.

2.3 Reparasjon og erstatning av fjernede deler

I utgangspunktet bør det ikke gjøres inngrep i middelalderhusene. Når deler av bygningen er truet av råte eller setningsskader, må vi likevel tillate inngrep for å hindre videre skadeutvikling. Fremtidige klimaendringer må også legges til grunn for skade- og tiltaksvurderingene. Ødelagte deler kan erstattes hvis de originale delene har mistet sine strukturelle egenskaper eller sin bæreevne, og det er gitt dispensasjon etter kulturminneloven § 8. Alle slike inngrep skal

  • være basert på tradisjonelle metoder, verktøy og materialbruk. Dette gjelder både bærekonstruksjon, bygningsdeler og overflatebehandling
  • være reversible, eller i det minste ikke hindre fremtidig bevaringsarbeid.
  • ikke hindre muligheten for senere å få tilgang til historisk dokumentasjonsmateriale.
  • Det kan gis dispensasjon for at bygningen kan demonteres helt eller delvis og deretter settes opp igjen dersom det er helt nødvendig for å gjennomføre en viktig reparasjon.

2.4 Nye materialer/deler

Nye deler skal lages av samme treslag som delene de erstatter. De må ha samme egenskaper og helst lignende årringsbredde, kvistplassering, fuktighetshold og andre fysiske egenskaper. Dersom de skadete bygningsdelene er tilført de seneste tiårene, og skaden skyldes en dårlig teknisk løsning eller dårlig materialkvalitet, må man velge bedre materialkvalitet på de delene som skal erstatte eldre deler. Delene som byttes ut må kategoriseres, og spesielt karakteristiske deler må lagres, om mulig i bygningen.

2.5 Teknikk og utstyr

Utstyr og teknikk, inklusive bruk av verktøy, skal være i samsvar med det som ble brukt i det originale arbeidet.

Når en del erstattes skal som hovedregel tradisjonelle treforbindelser brukes.

Det er ikke ønskelig å kopiere nedbryting på nytt materiale, så det aksepteres at nye bygningselementer skiller seg ut. Dersom slike finnes, kan passende tradisjonelle metoder eller godt dokumenterte moderne metoder brukes for inntoning av nytt trevirke dersom dette ikke skader eller på annen måte bryter ned trevirkets overflate.

Nye, eller delvis nye, elementer bør merkes diskret slik at de kan finnes senere, men ikke slik at de stikker seg ut.

2.6 Handverkskompetanse

Krav til utførende i arbeid på fredete bygninger

Et utførende firma skal oppgi formell kompetanse og referanseprosjekter med kontaktinformasjon. Håndverkerne skal ha fagskolepoeng eller studiepoeng innen praktisk bygningsvern, eller kunne dokumentere tilsvarende realkompetanse. Generelt skal det stilles krav til at håndverkerne har deltatt i minst tre prosjekter tidligere med tilsvarende arbeidsoppgaver. Lærlinger eller andre som er i ferd med å tilegne seg kompetanse, skal følges opp kontinuerlig under arbeidet. Sentrale fagpersoner og byggeplassleder i det utførende firmaet må beherske norsk for å kunne diskutere kvaliteten ved utførelsen.

Vurdering av tilsvarende realkompetanse

Vurdering av tilsvarende realkompetanse kan gjøres av byggherren, eventuelt i samråd med den regionale kulturminneforvaltningen. Dette gjøres altså på samme måte som vekting av kompetanse ved anbud gjøres av byggherre eller en rådgiver.

Hersker det tvil om kompetansen, eller entreprenørener ukjent, men tildeles et oppdrag, må fylkeskommunens kulturminneforvaltning sørge for en kvalitetssikring ved tettere oppfølging. Dette kan gjøres gjennom en avtale om prøvefelter, byggemøter, jevnlig rapportering eller lignende.

Moderne torvtak og pyntenever kan føre til skade på treverket og bør derfor unngås. Under middelalderprosjektet ble det gjennomført som prinsipp at alle torvtak skulle ha never som undertekking, ikke plast. Dette var svært viktig for å gjenutvikle kompetansen på nevertekking. Denne hovedregelen bør videreføres for middelalderbygningene. Det viktigste er likevel at kunnskap om nevertekking blir vedlikeholdt og videreutviklet i stabile håndverkermiljøer i alle landsdeler, og tekking av middelalderhus må bidra til dette. Losting av never er en del av denne kunnskapen. Om det kjøpes never, bør noe lokalprodusert never brukes i tillegg.

Også bruk av pyntenever langs kantene krever kunnskap om nevertekking, slik at vann fra tekkingen ikke trekker inn i nederste takbord eller endene av sperrene.

2.7 Tilgang til spesialmaterialer

Det er krevende å finne materialer til vedlikehold av trehus fra middelalderen. Museflak, syllstokker og lignende krever stokker av store dimensjoner, og ønsker man også god kvalitet, er det en sjelden kombinasjon. Slike stokker må

  • som regel ha en lengde på minst 7-8 meter
  • være rette, uten for mye kvist
  • ha 60-80 cm kjerneved

Disse kravene er vanskelige å innfri, og derfor må det gjøres tiltak for å få tilgang til slike spesialmaterialer:

  • Skogeiere/brukere må bli informert om verdien disse stokkene har for kulturminneforvaltningen.
  • Kulturminneforvaltningen må være villig til å betale godt for slikt virke.
  • Det bør opprettes «reservater» hvor det dyrkes virke til materialer ment for konservering og restaurering av middelalderhus.
  • Hogst og framkjøring av slikt virke må skje i samarbeid med håndverkere som har kompetanse innen konservering og restaurering av middelalderhus.
  • Det er et stort behov for slike materialbanker, og dette burde prioriteres av forvaltningen.

2.8 Kilder til informasjon

De aller fleste middelalderbygningene er dokumentert i Arne Bergs bokverk Norske tømmerhus frå mellomalderen. Riksantikvaren forutsetter at denne dokumentasjonen blir benyttet. I tillegg er det dokumenter om istandsettingstiltak og annet i Riksantikvarens arkiv (P360 f.o.m. 2005 og sakarkiv før 2005 samt fotodokumentasjon i Riksantikvarens fotoarkiv som vil bli gjort tilgjengelig for fylkeskommunene.) Alle er også med i Askeladden.

Datering

85 av de 240 middelalderbygningene er dendrokronologisk datert. Datering ved hjelp av boreprøver er et inngrep vi helst bør unngå, og det krever i alle tilfelle dispensasjon. Bare på de færreste bygningene ligger det til rette for avlesing av årringsbredder på overflatene, såkalt ikke-destruktiv prøvetaking.

For om lag 50 av middelalderbygningene kan det være tvil om bygningen er fra før 1537. Disse bygningene kan det være aktuelt å få datert. Hvis en bygning må demonteres helt er det svært gode sjanser for å ta gode prøver, og det på steder som blir helt skjult når bygningen gjenoppbygges. Også i forbindelse med takarbeider og annen delvis demontering kan man komme til å ta svært gode prøver på steder som ikke blir synlige når arbeidene er ferdige.

Prøvene må tas av en kyndig prøvetaker, og det må alltid skrives en god feltrapport. Analysen av prøvene må foretas på et vitenskapelig laboratorium. Utgiftene bør dekkes helt ut av det offentlige, enten ved tilskudd til eieren eller ved faktura til fylkeskommunen.

Håndverker borrer inn i planke
Barkkant som gir nøyaktig datering finnes oftest på overkanten av stokkene. Derfor får man de beste prøvene når de tas i forbindelse med full demontering eller større arbeider på taket. Foto: Kjell Andresen

2.9 Klimaendringer

Vi lever i en tid der klimaet er i sterk endring med varmere og våtere vær. Dette vil gi større fuktbelastning og dårligere tørking som øker mulighetene for råteutvikling i trevirket. Middelalderbygningene må beskyttes mot dette, men hvilke tiltak vil være forsvarlige?

Fuktskader er selvsagt ikke noe nytt. Det dominerende har særlig vært fukt og råte i enden på sperrer, takutstikk, bjelker og novarmer som bærer svalganger og i fundamenter, i tillegg til rene taklekkasjer. De fleste svalgangene er ved reparasjoner blitt smalere enn opprinnelig. Tilsvarende gradvis innkorting av takutstikk er sannsynlig, men ikke like lett å dokumentere.

Når vi ser at bygningene vil være utsatt for fukt som også etter istandsetting vil medføre nye råteskader, bør vi vurdere forebyggende tiltak gjennom istandsettingen. Svalganger beskytter middelaldertømmeret godt.I  enkelte tilfeller har Riksantikvaren gitt dispensasjon for rekonstruksjon av svalganger der restene av eldre svalganger gir tilstrekkelig dokumentasjon av tidligere utforming. Mindre økninger av takutstikk er også blitt tillatt ved dispensasjon, etter en vurdering av bygningen, tilstanden og den lokale værbelastningen.

3Ansvar

Eierne har hovedansvaret for byggene. Kulturminneforvaltningen skal være en støtte for eierne slik at de kan utøve sitt eieransvar.

Eier

Alle de profane middelalderbygningene har hørt til bosetting og drift av gårdsbruk. De aller fleste ligger i gårdstun og er eid av privatpersoner, men eieren kan også være et firma, en forening, et museum, en kommune eller andre. Det er eieren som har det primære ansvaret for vedlikehold og reparasjoner. Om et fredet byggverk forfaller grunnet mangel på vedlikehold, kan eieren ifølge kulturminneloven § 17 bli pålagt å gjennomføre tiltak for å motvirke dette.

Hvis en eier eller bruker gjør skade på et fredet byggverk eller anlegg, kan vedkommende ifølge kulturminneloven § 16 pålegges å føre kulturminnet tilbake til sin tidligere stand. Det samme gjelder når andre gjør skade på byggverket eller anlegget og eieren var klar over det, men ikke søkte å forhindre skaden.

Kulturminneforvaltning

Forvaltningsmyndigheten vil være fylkeskommunen og Riksantikvaren. Forvaltningens oppgaver er:

  • Vurdering av tiltak og inngrep som påvirker huset.
  • Behandling av søknader om tilskudd til tiltak på huset og/eller nærliggende område
  • Tilsyn av kompetent arbeidskraft som kan vedlikeholde og restaurere huset
  • Utforming av skisseprosjekt, arkivstudier og prosjektbeskrivelse.
  • Løpende tilstandsregistrering

Tilskuddsordningen er et samarbeid mellom Riksantikvaren og fylkeskommunen, da Riksantikvaren sitter med en nasjonal oversikt som fylkeskommunene ikke innehar. Riksantikvaren bør også ta sin del av ansvaret for nettverk mellom eiere, håndverkere og andre fagfolk.  Ansvaret for kunnskapsutvikling må ivaretas av både Riksantikvaren og fylkeskommunene. Dette gjelder dokumentasjon og formidling av bygningen og bygningsdeler som blir eksponert eller berørt av istandsettingstiltak. Ansvar for kunskapsutvikling vil også omfatte områder som alder, utforming, gjenbruk, materialkvalitet, håndverksteknikker, bruk m.m.

Det er dessuten viktig å utdanne nye kulturminneforvaltere i alle lag av forvaltningsarbeidet, både håndverkere, arkitekter, konservatorer, ingeniører og forvaltere.

Riksantikvaren behandler eventuelle klager på fylkeskommunens vedtak angående dispensasjoner og tilskudd.

4Tiltaksplan

Før det søkes om og utføres noen tiltak på et middelalderhus i tre, må det utformes en tiltaksplan. Eieren har ansvaret for tiltaksplanen. Fylkeskommunen har en rådgiverrolle overfor eieren.

Planen skal være en detaljert beskrivelse av prosjektet: Den skal beskrive de enkelte tiltakene som skal sette huset i stand. Dette er beskrivelser av teknikker, materialvalg og metode. Valgene skal være basert på antikvariske verdier.

Tiltaksplanen skal ha en del som dreier seg om konservering av bygget og en del som dreier seg om videre skjøtsel.

Det må utføres en arkivstudie og en tilstandsanalyse som planen kan basere seg på.

4.1 Arkivstudie

Før man begynner med konserveringsarbeidet trenger man en oversikt over byggets historie. Dette innebærer oversikt over konstruksjonen og materialer fra da bygningen ble satt opp, og senere endringer og konserveringstiltak. Denne informasjonen hentes inn gjennom søk i rapporter fra middelalderprosjektet, Riksantikvarens arkiver og Arne Bergs Norske tømmerhus frå mellomalderen, men også undersøkelser på stedet og samtaler med håndverkere eller andre som har vært engasjert i arbeidet. Lokale ildsjeler og lokal kunnskap kan være viktige kilder i denne prosessen. Et viktig formål med oversikten er å gi grunnlag for å prioritere hvilke deler som skal bevares.

4.2 Tilstandsanalyse

Det må gjøres undersøkelser på selve bygget for å se den fysiske tilstanden det er i. Bygningens struktur, deler og materiale må undersøkes og dokumenteres før man planlegger et eller flere inngrep. All nødvendig informasjon må lagres og gjøres tilgjengelig etter behov. Valg av materialer og metoder må redegjøres for og begrunnes.

Tilstanden på bygningen og årsakene til nedbryting må også kartlegges før et inngrep. Undersøkelsen må basere seg på historisk dokumentasjon, undersøkelse av bygningen og, hvis det er helt nødvendig, vitenskapelige undersøkelser gjennom ikke-destruktive metoder. Dette skal ikke hindre akutte sikringstiltak og mindre inngrep. Ved denne typen oppgaver kan det være nødvendig å benytte et spesialfirma.

5Tilskudd

Istandsetting og større vedlikeholdstiltak kan være tilskuddsberettiget etter kulturminneloven §§ 17 og 15a. Tiltakene skal utføres etter antikvariske prinsipper. Det blir også lagt vekt på at tiltak fremmer utvikling av håndverkkompetanse og bruk av tradisjonelle håndverksteknikker og materialer. Ved istandsetting av fredete kulturminner er det normalt eieren som står som søker og mottaker av tilskudd etter at arbeidene er avsluttet og rapportert.

Tilskuddet kan brukes til:

  • Istandsetting
  • Restaurering
  • Sikring
  • Formidlingstiltak
  • Datering

Riksantikvaren fordeler midlene til disse tilskuddene mellom fylkeskommunene, og fylkeskommunene fordeler dem videre til private eiere som søker.

Mange av disse husene er på landbrukseiendommer og kan derfor være berettiget til SMIL-midler (Spesielle miljøtiltak i landbruket). Søkeren må kontakte sitt lokale landbrukskontor for informasjon om SMIL-midler eller se på Landbruksdirektoratets hjemmesider.

5.1 Krav til søknad

Saksbehandleren må kjenne og kunne forklare kravene til søknader. Mange av de formelle kravene til søknaden er inkorporert i Digisak, og søknadsportalen inneholder informasjon og hjelpetekster til søker og saksbehandler.

Krav i søknadsskjema

Søknaden må minimum inneholde:

Opplysninger om søkeren:

  • Navn, adresse, e-postadresse og eventuelt kontaktperson.
  • Telefonnummer
  • Bankkontonummer
  • Ev. organisasjonsnummer i Brønnøysundregisteret.
  • Ekstern revisor/regnskapsfører (om søker har det)
  • Om søker er mva-pliktig og om utgifter til tiltaket gir mva-refusjon.

Opplysninger om tiltaket:

  • Navn eller adresse på kulturminnet man søker tilskudd til
  • Tiltak som er planlagt utført/tiltaksplan
  • Framdriftsplan
  • Beløp det blir søkt om
  • Hvordan tiltaket skal gjennomføres i praksis (arkitekt, håndverkere, egeninnsats)
  • Tilstandsregistrering
  • Referanser fra prosjektleder og utførende håndverker fra lignende oppdrag.

Budsjett eller budsjettoverslag

Utgifter spesifisert på:

  • Lønn, inkludert feriepenger og arbeidsgiveravgift
  • Forbruksmateriell
  • Materialer (herunder spesialmaterialer)
  • Reiser, transport og opphold
  • Innkjøpt spesialkompetanse, f.eks. smedarbeid eller jekkearbeid
  • Konsulenthjelp
  • Andre utgifter (spesifisert)

Finansiering

  • Oversikt over søkt tilskudd  fra fylkeskommunen, kommunen, departement, direktorat, private tilskuddsordninger eller andre finansieringskilder.
  • Egenandel/Egeninnsats.

Vedlegg til søknaden

  • Kostnadsoverslag og tilbud fra utøvende håndverker, rådgiver, arkitekt og lignende.
  • Beskrivelse av tiltaket med tegninger, kart, fotografi og lignende
  • Tilstandsregistreringen

Andre krav

  • Dersom søknaden inneholder flere prosjekter, må hvert prosjekt spesifiseres.
  • Dersom søkeren er en organisasjon/institusjon, må lederen for organisasjonen/institusjonen fremlegge søknaden.

Søknadsfrist

Fylkeskommunen må sette en egen søknadsfrist for søknader om tilskudd til kommuner og private eiere, men fylkeskommunen må selv søke Riksantikvaren om midler før den 15.januar.

5.2 Søknadsbehandling

Vedtak og tilskuddsbrev

Når det er enighet om å gi tilskudd, lager du tilskuddsbrevet i Digisak. Brevet følges av eventuelle vedlegg.

For en mal til utforming av tilskuddsbrev se riksantikvarens mal

Vedtak må begrunnes. En god begrunnelse er avgjørende hvis vedtaket blir påklaget.

Dersom tiltaket krever dispensasjon, må den foreligge før eller samtidig med et eventuelt vedtak om tilskudd. Dispensasjon søkes i dag gjennom Digisak, og det er du som saksbehandler som kontrollerer opplysningene som søkeren har gitt.
Dispensasjonsvedtaket må være begrunnet. Klagefristen på dispensasjonsvedtak er 6 uker, etter kulturminneloven § 8.

Ved tilskuddsutmålingen må man legge vekt på bygningenes store kildeverdi, begrensede bruksverdi for eier og behovet for å bruke spesialisert arbeidskraft. Når det blir krevd løsninger som går lenger enn vanlig for fredede bygg, for eksempel nevertekking av torvtak, bør disse meromkostningene dekkes 100 prosent av tilskudd. Derfor er det nyttig at slike merutgifter er spesifisert i kostnadsoverslaget.

Utbetaling

Utbetaling skal skje i tråd med kapittel 6.3.5 i Reglement for økonomistyring i staten.

  • Tilskuddsbeløpet skal betales ut etter hvert som mottakeren har behov for å dekke utgifter knyttet til tiltaket. Delutbetalinger av tilskudd kan gjøres på grunnlag av fakturakopier og dokumentasjon av utført arbeid inkludert egeninnsats.
  • Tilskudd til lønn skal utbetales så nært oppgjørstidspunktet som mulig.
  • Tilskudd skal utover dette ikke brukes til å regulere virksomhetens likviditet.
  • Det skal ikke være anledning til å fremskynde utbetalinger, slik at mottakeren kan plassere tilskudd som rentebærende innskudd eller lån for å oppnå inntekter.
  • For investeringstiltak som det tar tid å gjennomføre, kan utbetalingen skje i flere deler etter hvert som man mottar rapporter om fremdriften.
  • Dersom det utbetales for mye til en tilskuddsmottaker, skal tilskuddsforvalteren ha rutiner for tilbakebetaling. Der det er utbetalt for mye i en fast årlig tildeling under en tilskuddsordning som videreføres i etterfølgende år, kan tildelingen for etterfølgende år reduseres med et beløp tilsvarende det overskytende.
  • Tilskuddsforvaltere i fylkeskommunen skal følge bevilgningsreglementet i alle saker der det brukes statlige midler.
  • Øvrige tilskuddsforvaltere skal følge kravene til utbetaling som vedkommende departement har fastsatt.

Rapportering og regnskap

For at tilskudd skal sluttutbetales skal tilskuddsmottakeren levere et prosjektregnskap.

Prosjektregnskapet trenger attest fra en revisor hvis

  • mottakeren av tilskuddet er knyttet til en revisor, og tilskuddet er kr 300 000 eller høyere.

eller

  • fylkeskommunen eller Sametinget krever det (Kravet vil i så fall komme fram i tilskuddsbrevet).

Fylkeskommunene og Sametinget kan kreve kopier av regnskapsbilag uavhengig av beløpsgrense. Kommuner og fylkeskommuner er unntatt fra revisjonskravet.

Sluttrapport

Etter at prosjektet er avsluttet, skal regnskapet og sluttrapporten sendes inn innen fristen som er angitt i vedtaket om tilskudd.

Sluttrapporten skal inneholde relevant dokumentasjon som klart viser hvordan tiltaket er gjennomført og målene er nådd. Eksempler kan være en beskrivelse av arbeidet og bilder av området før, under og etter tiltaket.

Rapporten skal også inneholde opplysninger om den samlede finansieringen:

  • Samlede tilskudd fra alle instanser
  • Egeninnsats/egenandel

Regnskapet for tiltaket skal legges ved, signert. Det bør også legges ved fakturaer.

Omdisponering og overføring

  • Dersom tiltaket gjennomføres til en lavere pris enn den omsøkte summen, kan tilskuddsmottakeren søke om omdisponering dersom tilskuddsmottaker har søkt om andre tilskuddsberettigede tiltak, og forvaltingen anser det som hensiktsmessig.
  • Ubenyttede midler kan man søke om å få overført til det etterfølgende året.

Kontrolltiltak

Foruten kontroll av opplysninger som mottas fra tilskuddsmottaker og/eller utførende håndverker, anbefales det å gjennomføre befaring på stedet både underveis i arbeidet og når arbeidet er ferdig.

6Skjøtsel og vedlikehold

Det er viktig med en godt utarbeidet strategi for overvåkning og vedlikehold av bygget. Tiltaksplanen skal ha en del som beskriver det periodiske vedlikeholdet og skjøtselen av bygget og den omliggende sikkerhetssonen.  Disse punktene oppsummerer hva som må gjøres.

Grunn

  • Gressvegetasjonen må holdes unna bygningen med jevnlig rydding/lukking/slåing i veksttid (Bruken av pesticider må følge lokale forskrifter og nasjonalt regelverk, og det skal ikke brukes midler som skader treverket).
  • Om høsten og våren må det renskes for tørt løv og annet brennbart materiale.
  • Hvert år må det sørges for at det ikke bygger seg opp løv, gress, jord og lignende oppover langs bygningsdelene.
  • Bruk av snøfreser, gressklipper og lignende vendt mot bygninger, skal ikke skje.
  • Holdesteinene/grunnmur/forstøtningsmur/steintrapp bør kontrolleres årlig for å se om etter forandringer på grunn av frostsprengning/masseforflytning og lignende.
  • Grunnen rundt og inni bygningen bør kontrolleres for å sjekke vanninnsig, oppsamling av vann i og rundt fundament/grunnmur og lignende. En må sørge for god avrenning ut fra grunnmur.
  • En må se til at det er god utluftning i kjelleren og under huset.

Vegg

  • Ubehandlede yttervegger må behandles jevnlig for å sjekke om det gror laveller mose der. Dersom mose og lav forekommer, børst veggen forsiktig med skurebørste eller fin stålbørste og vask med klorvannoppløsing (1 dl klorin:10 l vann).
  • Behandlede yttervegger må restaureres med jevne mellomrom med den overflatebehandlingen som er bestemt av Riksantikvaren. Her må en også sjekke at det ikke gror sopp, lav eller mose.
  • Vegger som er sprukket opp må kontrolleres for å se at det ikke blir vannansamling og eventuell fare for råteskader.
  • Kledning som holder på å løsne må spikres fast igjen.
  • Spor i sviller og lignende må renses for mose og løv annethvert år.
  • Det bør kontrolleres at kledningen har gode muligheter for å tørke opp, spesielt i nedre kant. Se særlig til at trær og annen vegetasjon rundt huset ikke blir så tett at lyset ikke kommer til,  noe som forhindrer en naturlig tørking.
  • Spunser bør kontrolleres for fukt og råte eller tydelige endringer. Endringer må meldes fra til fylkeskommunen.
  • Innkassede/blybeslåtte ender bør kontrolleres med jevne mellomrom (minst hvert femte år).

Tak

Takstein

  • Takstein bør sjekkes hver vår.
  • Hver stein skal ligge stødig og med det nødvendige overlapp.
  • Sløyfer/lekter skal sjekkes og repareres om de er løse.
  • Sprekt/knust stein skal byttes ut, helst med stein som ligner den som er ødelagt.
  • For å forhindre at taksteinen blir tynn og utslitt, bør mosegrodd stein vaskes med klorinvannoppløsning (1dl klorin:10 l vann).
  • Det samme må gjøres med skifertak.

Takrenner bør sjekkes og renses hver vår og høst. En må sørge for at de er tette i skjøtene, at de er godt festet og at utspylere og avrenning fra huset virker som det skal.

Flistak, spon- og stikktak

  • Bør sopes hver vår, hvis det legger seg mye løv og lignende på taket (dette må gjøres med den største forsiktighet).
  • Trafikk på taket skal skje på utlagte bord eller stiger.
  • Behandles hvert 5 år med tjærelåg og hvert år med tjære.
  • Yttertak av over- og underliggende bord skal behandles på samme måten som flis- og spontak.

Torvtak

  • Busker og trær fjernes før de blir så store at de ødelegger taket når røtter gror inn i undertekkingen og fører til lekkasjer.
  • Det må etterfylles med jord/torv på mønet dersom torva på taket siger.
  • Torvholdere og sperreender må kontrolleres hvert tredje  år ved at man stikker dem med kniv.
  • Torvholdskroker/torvtakskroker må også sjekkes hvert tredje år. De skal være hele, godt beskyttet og ha godt feste.
  • En må kontrollere at det er tett rundt piper, luftehatter og lignende en gang i året (helst etter en lengre periode med fuktig vær).
  • Alle tak bør kontrolleres etter skikkelige regnvær.
  • Isbord/mønebord må kontrolleres hvert tredje år. Dårlige bord skal umiddelbart skiftes ut med et bord i materialer med samme kvalitet, form og konstruksjon.

Detaljer

Vinduer

  • Vinduer må kittes/males med jevne mellomrom.
  • Glassruter som er knust må umiddelbart skiftes med glass av samme farge, kvalitet og tykkelse som det opprinnelige/gamle.
  • Falser og lignende bør få ekstra tradisjonell impregnering.
  • Hengsler og beslag bør smøres en gang i året.
  • Det bør også kontrolleres årlig at innfestninger er gode nok.

Dører

  • Bør overflatebehandles med jevne mellomrom.
  • Hengsler, klinger, låser, beslag og lignende bør smøres årlig.
  • Det bør også kontrolleres hvert år at innfestninger er gode nok.