Store rehabiliterings- og restaureringsprosjekter

Forvaltningen av flere statlige anlegg overføres til fylkeskommunene i 2020. De statlige porteføljene inneholder bygninger og anlegg som i mange tilfeller er større, mer komplekse og har en annen bruk enn privateide. De kan være eldre eller av nyere dato. Forvaltningen av disse anleggene vil føre med seg store og omfattende rehabiliteringsprosjekter. Oppfølgingen krever at kulturminnemyndigheten deltar aktivt gjennom hele prosessen.

1Formål

Denne veilederen dreier seg om hvordan store byggeprosjekter kan følges opp på en god og effektiv måte, slik Riksantikvaren ser det.

Målet med veilederen er at den skal være et nyttig verktøy for saksbehandlere i den regionale kulturminneforvaltningen. Veilederen skal bidra til kunnskap om kulturminnemyndighetens og saksbehandlerens ansvar og rolle i store rehabiliteringsprosjekter.

Med store rehabiliteringsprosjekter menes omfattende prosjekter med forventet varighet over flere år, som medfører store og/eller mange inngrep og endringer i det fredete kulturminnet. To eksempler på slike tiltak er brannsikring i form av sprinkling og etablering av mekanisk ventilasjon. Det er typisk for omfattende rehabiliteringsprosjekter at ikke alle forhold kan kartlegges og prosjekteres på forhånd. Prosjektene krever gjerne oppfølging og avklaringer underveis.

Riksantikvaren har tidligere vært involvert i store rehabiliteringsprosjekter som Eidsvollsbygningen, svømmehallen på Norges Idrettshøgskole og Universitetsmuseet i Bergen. Noen erfaringer fra de to sistnevnte prosjektene blir brukt som eksempler i denne veilederen.

Formålet med veilederen er videre at den skal bidra til en god arbeidsprosess, og til slutt et godt resultat for kulturminnene. Tydelig rollefordeling legger til rette for åpenhet, sikker fremdrift og korrekt forvaltning. Veilederen omfatter ikke den formelle dispensasjonsbehandlingen av søknadspliktige tiltak i fredete bygninger og anlegg. Veilederen tar derfor ikke opp prosesser knyttet til saksbehandlingssystemet Digisak.

Fasaderehabiliteringen på Historisk museum i Oslo omfattet blant annet utskifting av kobbertak og takvinduer i tillegg til tilbakeføring av flere piper. Foto: Aase Hogfeldt-Eskevik, Riksantikvaren

Det er store mengder tekniske føringer som installeres i forbindelse med totalrehabiliteringer, som for eksempel el-kabler, sprinklerføringer og ventilasjonskanaler. Bildet er hentet fra Universitetetsmuseet i Bergen. Foto: Aase Hogfeldt-Eskevik, Riksantikvaren

Fredningens formål og omfang

En omfattende rehabilitering medfører store endringer i det fredete kulturminnet. Det er derfor viktig at de kulturhistoriske verdiene i anlegget kartlegges og synliggjøres tidlig i prosessen. Da kan man ta særlig hensyn til disse når man planlegger og gjennomfører prosjektet. Saken skal være tilstrekkelig opplyst før beslutninger treffes. Det er kulturminnemyndighetens ansvar å synliggjøre hva slags dokumentasjon knyttet til de ulike tiltakene som er nødvendig for å kunne behandle saken.

Det er viktig å danne seg en oversikt over fredningens omfang og formål. Omfanget av fredningen forteller konkret om hvilke deler av bygget som er viktigst og dermed inngår i fredningen. Som oftest inkluderer dette eksteriøret i sin helhet, og hele eller deler av interiøret. Formålet med fredningen forteller hva som gjør at bygningen har kulturhistorisk eller arkitektonisk verdi. Kulturminneverdiene vil peke mot hva det er viktig å legge vekt på når handlingsrommet skal kartlegges og avklares.

Fredningens formål og omfang vil altså kunne peke ut rom eller soner og tematikk i en bygning som det er spesielt viktig å ivareta. Tematikk kan for eksempel bety fredet interiør som ovner, dører eller utstillingsmontre. Det er viktig at kulturminnemyndigheten formidler både tidlig og tydelig til prosjektgruppen hva det er særlig viktig å ta vare på.

2Aktørene

Ulike roller, ansvar og kompetanse

Oppfølgingen av store rehabiliteringsprosjekt er omfattende prosesser, med mange og profesjonelle aktører. Prosjektene er ofte planlagt i lang tid før utførelse, med ulike faser som:

  • konseptvalgutredning
  • konsekvensutredning
  • mulighetsstudie
  • forprosjekt
  • prosjektering
  • utførelse

I de ulike prosjektgruppene i de ulike fasene deltar mange aktører med ulike roller, som:

  • eier
  • bruker
  • tiltakshaver
  • bestiller
  • arkitekter og prosjekteringsgruppe
  • entreprenør
  • utførende fra mange faggrupper

For at kulturminneverdiene skal være sikret i alle faser av prosjektet har kulturminnemyndighetens saksbehandler en viktig rolle i prosjektgruppen på alle stadier.

Eksempel på ulike faser i statlige byggeprosjekter, med utgangspunkt i utviklingen av et nytt regjeringskvartal. Kilde: Kommunal- og moderniseringsdepartementet

3Myndighetens rolle

Kulturminnemyndighetens overordnede ansvar er å sikre at tiltak og endringer ikke svekker de kulturhistoriske verdiene i anlegget. Kulturminnemyndigheten skal derfor bidra i prosessen slik at prosjektets krav og behov kan møtes og løses, innenfor det handlingsrommet som fredningens formål angir. I dette ligger et ansvar for å bidra til å finne gode løsninger som samtidig ivaretar kulturminneverdier, opplevelsesverdier og kvalitet.

Internt

Det er viktig at kulturminnemyndigheten internt i organisasjonen har en omforent forståelse for målet med prosjektet. Sett fra et kulturminnefaglig perspektiv bør man enes om hvilke tilpasninger kulturminnet kan tåle. Dette må vurderes opp mot hvilke tiltak som er nødvendige fra et brukerståsted. Med slike avveininger kan man få etablert en felles forståelse for hvilke muligheter og begrensninger som ligger i prosjektet. Dette bør avklares i organisasjonens linje og så følges opp av en fast saksbehandler. Tidlig i prosessen bør tidsbruken til prosjektet avklares og de nødvendige ressursene settes av. Det er hensiktsmessig at den samme saksbehandleren følger opp prosjektet over lang tid. Det skaper forutsigbarhet og gjør det enklere å fange opp eventuelle avvik underveis i prosjektet.

Saksbehandlers ansvar

Kulturminnemyndighetens saksbehandler har ansvaret for

  • å følge opp fredningens formål
  • å distribuere forvaltningsplanen
  • å være faglig oppdatert

Å følge opp fredningens formål

Saksbehandleren har ansvaret for å følge opp at fredningens formål ivaretas. Dette gjøres ved å synliggjøre hvilke kulturminneverdier fredningen er til for å beskytte, i alle faser av prosjektet.

Å distribuere forvaltningsplanen

For de fleste statlige anlegg foreligger en forvaltningsplan. Det er sektoren selv som eier forvaltningsplanen og kan formidle denne. Det er saksbehandlerens ansvar å sørge for at forvaltningsplanen distribueres bredt ut i prosjektet, og at den følges opp.

Å være faglig oppdatert

Saksbehandleren har et ansvar for å være faglig oppdatert. I store rehabiliteringsprosjekter hender det at standardløsninger presenteres for å begrense tidsbruk og kostnader. Dette er uheldig når det er mulig å finne bedre løsninger for å ta vare på kulturminnet. Da kan et godt og effektivt redskap være å vise til egnede eksempler fra andre prosjekter. Ofte dreier det seg om tiltak som det kan være vanskelig å finne paralleller til i Norge. Søk utenfor landegrensen kan være nødvendig. Riksantikvaren oppfordrer til at saksbehandleren er aktiv på dette området.

Et eksempel er løsninger for løftebrett eller heis i sårbare inngangspartier. Dette er tiltak som kan gjøres på mange måter, og med stort spenn i graden av tilpasning til eksisterende miljø, hensiktsmessighet og kvalitet. Ved å vise til gode eksempler kan prosjektet legge føringer for hvordan tiltaket skal gjennomføres.

Eksternt

Eksternt bør saksbehandleren, i hver fase av prosjektet, tidlig og tydelig formidle forventningene til

  • at saksbehandleren blir inkludert i prosjektfasen
  • at saksbehandleren får oversendt saksmateriale med nødvendig innhold i god tid før behandling
  • at prosjektet har en fast kontaktperson som alle i prosjektet er kjent med, som er i dialog med den faste saksbehandleren hos kulturminnemyndigheten

Inkludering i prosjektet

Det er en fordel å etablere planer for fremdrift, møter og befaringer på et tidlig stadium, for å bidra til forutsigbarhet i prosjektet. På den måten kan saksbehandleren sette av nødvendig tid til å behandle sakene knyttet til prosjektet, og prosjektgruppen har oversikten over når nødvendige beslutninger kan treffes.

Innhold i saksmaterialet

Saken skal være tilstrekkelig opplyst før beslutninger treffes. God dokumentasjon og dekkende tiltaksbeskrivelser er nødvendig for å kunne gjøre gode vurderinger og beslutninger. Nødvendig dokumentasjon kan for eksempel være fargeundersøkelser og mørtelanalyser.

Fast kontaktperson

Det bør stilles krav til at prosjektet har en fast kontaktperson som har ansvaret for all dialog med kulturminnemyndigheten. På den måten unngår saksbehandleren å få ulike henvendelser fra flere, som ikke er omforent i prosjektet først. En fast kontaktperson hos begge parter sikrer også at viktige henvendelser havner hos rett person hos kulturminnemyndigheten.

God saksbehandler-etikette

  • Still tydelige krav til innholdet i dokumentasjon og saksmateriale, i tillegg til leveringsfrister.
  • Vis forståelse for fasen prosjektet befinner seg i. I enkelte faser (og særlig i byggefasen) kan det være korte tidsfrister.
  • Vis forståelse når alle steiner er snudd og en ønsket løsning viser seg å ikke være gjennomførbar.
  • Vis magemål og realisme i kravene.

4Eksterne aktører

Tiltakshaver

Offentlige tiltakshavere har som regel høy byggfaglig kompetanse og en profesjonell organisering. Enkelte statlige sektorer kan også ha kulturminnefaglig kompetanse i organisasjonen sin. Statlige tiltakshavere har ofte erfaring fra samarbeid med kulturminnemyndighetene. Hvis de innehar egen kulturminnefaglig kompetanse, har sakene gjerne gjennomgått en intern kvalitetssikring før de legges frem for kulturminnemyndigheten. Man kan og bør i så fall dra veksler på sektorens kulturminnefaglige kompetanse gjennom prosjektet.
Tiltakshaveren kan vise bekymring for at kulturminnehensyn fører til mindre optimale løsninger, tyngre prosesser, økte kostnader og forsinket fremdrift. Det er derfor viktig å signalisere tydelig at god planlegging, som tar høyde for kulturminneverdiene og en skikkelig behandling av disse, er den beste løsningen for å unngå økte kostnader og forsinkelser.

Arkitekter / Prosjekterende

Arkitekter/prosjekterende er viktige bindeledd mellom kulturminnemyndigheten og de øvrige aktørene i prosjektet. Det er de prosjekterende som best formidler hva de foreslåtte tiltakene innebærer for det fredete anlegget, gjennom tegninger og annen visualisering. Det er derfor svært viktig at arkitekter og prosjekterende er kjent med fredningen og de bærende kulturhistoriske verdiene i anlegget.
Standardløsninger som foreslås kan enkelte ganger være uegnet. I noen tilfeller kan det oppstå en uvilje mot ytterligere utredninger om spesialtilpasninger og alternative løsninger. Det kan være utfordrende for prosjekterende å gi slipp på konsept og løsninger som det har tatt tid å utvikle.
I enkelte tilfeller kan det være hensiktsmessig å be om at andre alternativer utredes. Beskriv konkret hva nye løsninger må ta hensyn til, og hva slags saksmateriale som er nødvendig for å kunne vurdere nye løsninger. Det er også viktig å be om alternative utredninger på et tidlig tidspunkt i prosjektstyringen, for å unngå unødig frustrasjon.

Entreprenør

Det er viktig at entreprenøren tidlig i prosjektet gjøres kjent med fredningen og de hensynene den krever. Entreprenøren må videre gjøres spesielt oppmerksom på risikoen knyttet til tap av kulturminneverdier på byggeplassen, og ansvaret for å videreformidle denne informasjonen til alle utførende under hele byggeprosessen.
På en byggeplass der hele eller deler av anlegget er fredet, bør det henges opp informasjon om spesielle hensyn ved inngangen til byggeplassen og i spesielt utsatt områder. Saksbehandleren bør etterspørre planer for hvordan kulturminneverdiene skal sikres underveis i prosjektet.
Som oftest er det begrenset kontakt mellom kulturminnemyndigheten og entreprenøren. Hvis anledningen byr seg, bør kulturminnemyndigheten informere entreprenøren om fordelen med å ha samme utførende på flere, overlappende prosesser. Da er det større sjanse for at føringene for utførelse følges og kulturminneverdiene blir ivaretatt. Dette gjelder utførende arbeid fra begynnelse til slutt, inkludert dokumentasjon, demontering, transport, lagring, rehabilitering og remontering.

Det er viktig at utsatte områder eller elementer sikres i byggeperioden, for å hindre at kulturminneverdier går tapt. Bildet viser et eksempel på verdifulle utstillingsmontre på Universitetsmuseet i Bergen som er merket som «verdifull» og «fredet». Aase Hogfeldt-Eskevik, Riksantikvaren

Utførende

For å ivareta kulturminneverdiene på best mulig vis er det viktig at de utførende har riktig kompetanse og erfaring fra antikvarisk arbeid. De utførende kan for eksempel være blikkenslagere, murere og elektrikere.

Det er av stor betydning at alle utførende har en forståelse for hva fredningen innebærer av spesielle hensyn som må tas på byggeplassen. Det er mange aktører på en byggeplass, og mange arbeidsprosesser som påvirker eller overlapper med hverandre. Det er derfor nødvendig at alle utførende er informert om fredningen, også de som ikke jobber direkte med fredete bygningsdeler. Det er sjelden direkte kontakt mellom kulturminnemyndigheten og utførende. Derfor er det viktig å gjøre prosjektgruppen klar over momentene som er nevnt ovenfor. Kulturminnemyndigheten har ansvaret for å etablere en kultur for å ta hensyn og vise forståelse.

Krav til utførende ved arbeid på fredete bygninger

Det utførende firmaet bør informere om sin formelle kompetanse og referanseprosjekter med kontaktinformasjon, i god tid før arbeidet starter. Håndverkerne skal ha fagskolepoeng eller studiepoeng innen praktisk bygningsvern eller kunne dokumentere tilsvarende realkompetanse. Generelt bør det stilles krav til at håndverkerne har deltatt i minst tre prosjekter tidligere med tilsvarende arbeidsoppgaver. Lærlinger eller andre som er i ferd med å bygge opp kompetanse bør følges opp kontinuerlig under arbeidet. Riksantikvaren mener at en vurdering av realkompetansen kan gjøres av tiltakshaveren, eventuelt i samråd med den regionale kulturminneforvaltningen.

Tvil om utførendes kompetanse

Om entreprenøren er ukjent, eller det hersker tvil om de utførendes kompetanse, er tett oppfølging viktig. Man kan for eksempel gjøre avtaler om prøvefelter, byggemøter og jevnlig rapportering e.l.

5Forvaltningens prosessansvar

Det vil oppstå små og store utfordringer underveis i alle omfattende rehabiliteringsprosjekter. Når arbeidet er satt i gang, og det oppstår usikkerhet underveis som krever nye vurderinger, må kulturminnemyndigheten komme med raske tilbakemeldinger slik at arbeidet ikke stopper opp unødig lenge. Det kan dreie seg om for eksempel uventede funn ved riving og/eller føringer som har en annen trasé enn først antatt. Ofte henger flere tiltak sammen, så en forsinkelse i ett ledd kan ha store konsekvenser for fremdriften og økonomien.

Kulturminneforvaltningen har et prosessansvar for å

  • følge forvaltningsloven
  • vise hensyn til fremdriften
  • vise forståelse for prosjektets utfordringer
  • ivareta kulturminneforvaltningenes omdømme

Da utstillingsmontrene på Geologisk museum i Oslo ble demontert, var det behov for hyppige befaringer. Demonteringen viste en annen bakenforliggende situasjon enn hva som var planlagt og prosjektert på et tidlig stadium, og det ble behov for nye avklaringer. Foto: Aase Hogfeldt-Eskevik, Riksantikvaren

Malingsfjerning med limavtrekk ble utført i en av de fredete tegnesalene i Hovedbygningen på NTNU. Metoden var bare vellykket på deler av veggflatene, og det ble behov for en rask avklaring for videre arbeid og fremdrift. Foto: Aase Hogfeldt-Eskevik, Riksantikvaren

Kulturminnemyndighetens interne prosess

  • Avklar hvem som følger opp prosjektet og stiller i eksterne møter
  • Hold interne formøter for avklaringer internt
  • Saksbehandleren bør stille beslutningsdyktig i eksterne møter

Det er en fordel for fremdriften i prosjektet at det på forhånd er holdt interne formøter der problemstillinger er blitt drøftet. Saksbehandleren kan samtidig få hjelp av kolleger til å finne frem til parallelle saker og gode eksempler. På bakgrunn av internmøtet kan saksbehandleren stille beslutningsdyktig i møter, og prosjektet får dermed forutsigbar fremdrift.

Typiske problemstillinger knyttet til prosessen

Oversiktlige systemer og faste kontaktpersoner er avgjørende. Prosjektene involverer mange aktører, fordi de er omfattende og krever ulik kompetanse i de forskjellige fasene. Dette kan møtes med gode prosesser der dokumentasjon og sikring av kunnskapsoverføring står sentralt.
Prosjektene strekker seg over lang tid. Dette fører ofte til utskiftninger av personer underveis, noe som kan svekke kunnskapsoverføringen. Også derfor er god dokumentasjon viktig.
Prosjektene har som regel et stort omfang av saker som skal behandles. Dette kan gjøre prosjektet uoversiktlig og vanskelig å sette seg inn i for nye saksbehandlere eller andre aktører. Det er derfor viktig å etablere gode rutiner for dialog og arkivering, og stille tydelige krav til innholdet i saksmaterialet.
Det vil skje avvik på en byggeplass. Dette er vanskelig å unngå, men gode rutiner bidrar til å minimere det. Det er viktig å ansvarliggjøre de sentrale aktørene på byggeplassen og redegjøre for konsekvensene av kulturminnetap som kunne vært unngått. Noen eksempler på kulturminnetap på en byggeplass kan være bruk av feil materialprodukter, uforsiktig demontering som gjør at elementer ikke kan gjenbrukes som planlagt og demonterte bygningselementer som kastes i stedet for å lagres forsvarlig.

Premisser endres

Det gjøres nye vurderinger på bakgrunn av erfaringene man gjør seg underveis i prosjektet.
Overraskelser vil dukke opp underveis. Det kan være vanskelig å få fullstendig oversikt over tilstanden, behovet og mulighetsrommet før en demontering. For å møte nye behov må det settes av ekstra tid og midler i prosjektet til uforutsette endringer og tiltak.

Forholdet til Plan- og bygningsloven og teknisk forskrift

Tiltakshavere foretrekker ofte kjente løsninger som oppfyller kravene i teknisk forskrift og plan- og bygningsloven. I enkelte tilfeller kan disse løsningene få ødeleggende virkninger for bygningens kulturminneverdier. Kulturminnemyndigheten må derfor gi klar beskjed om at det kan gis tillatelse for unntak, slik at alternative og mer skånsomme løsninger heller kan gjennomføres. Vi viser til Plan- og bygningsloven § 31-2 fjerde ledd.

6Saksbehandlerens rolle i en ekstern prosess

Som nevnt er det viktig å være tidlig ute med å etablere en forståelse for kulturminnemyndighetens forventninger til å bli inkludert i prosessen, til kvaliteten på innholdet i saksmaterialet og til dialogen med en fast kontaktperson.

Det er hensiktsmessig å lage en konkret plan for hvordan saker skal følges opp underveis. Dersom tiltakene skal diskuteres i møter eller på befaringer, er det en fordel at saksmaterialet blir oversendt en tid i forveien, for slik å legge til rette for en god intern prosess. Når saken skal oversendes er det viktig at saksbehandleren har stilt tydelige krav til hva som skal foreligge før møtene. Ved behov for informasjon ut over den tilsendte tiltaksbeskrivelsen, bør dette etterspørres så tidlig som mulig.

Innledende møter

  • Fortell om kulturminnet.
  • Utdyp og begrunn formålet med fredningen.
  • Distribuer forvaltningsplanen.
  • Differensier områder i anlegget med høy og lav verneverdi.
  • Avklar prinsipielle løsninger for hovedgrepene i prosjektet.
  • Vis til gode eksempler.

Fortell om kulturminnet og formålet med fredningen

Kulturminnemyndigheten bør i en tidlig fase ta initiativ til et møte for å fortelle om kulturminnet. I dette møtet bør relevante ledere i prosjektet være med. Fortell om kulturminnet, formålet med fredningen og hva som er viktig å ta vare på!

Forskriftsfredningenes formålstekster er ofte generelle, og det er derfor viktig at kulturminnemyndigheten gir tydelig beskjed om hva som er særlig viktig å ivareta for det spesifikke anlegget. Formålsteksten beskriver de sektorspesifikke kulturminneverdiene, men det kan være særlig nyttig å utdype og begrunne disse.

Hvis anlegget inkluderer fredete utearealer, skal dette tydeliggjøres. Det kan utløse et behov for ekstra sikringstiltak i grøntanlegget i løpet av anleggsperioden.

Forvaltningsplan og differensiering av verneverdier i anlegget

Det er viktig at forvaltningsplanen distribueres til prosjektgruppen. Hvis noen elementer eller områder i anlegget er særlig viktige, skal dette kommuniseres tydelig. I motsatt fall bør det også formidles at enkelte områder har lavere verneverdi. Tydelige signaler skaper forutsigbarhet for tiltakshaveren, med tanke på hvilket spillerom som finnes. Det gir også forståelse for hvilke verdier som vektlegges, og som skal kommuniseres til alle ledd i prosjektet.

Tidlig avklaring for hovedgrepene i prosjektet

For å bidra til en forutsigbar og effektiv prosess er det viktig at kulturminnemyndigheten er raskt ute med å avklare prinsipielle løsninger, særlig for hovedgrepene i prosjektet. For eksempel: Hvilken type ventilasjon som kan etableres, brannsikringsmetoden eller om vinduene skal rehabiliteres eller kan skiftes ut.

Samtidig bør man tidlig forsøke å identifisere spesielle utfordringer knyttet til anlegget. Det kan for eksempel dreie seg om omfanget av brannsikring og behovet for rømningsveier eller et forsterket bjelkelag som følge av økt vektbelastning. Kulturminnemyndigheten bør på et tidlig tidspunkt ta del i arbeidet med å finne løsninger for denne typen tiltak. Dette har stor betydning for omfanget av endringer på kulturminnet.

I store prosjekter har Riksantikvaren fattet vedtak om godkjenning av tiltak i en tidlig fase, når prinsippet for løsning er valgt, men før prosjektet er detaljprosjektert. Denne typen prinsippgodkjenning innebærer at det også settes tydelige vilkår om at prosjektet skal forelegges Riksantikvaren for en endelig detaljgodkjenning, når det er realitetsvurdert og prosjektert. På denne måten skapes forutsigbarhet i prosjektet, og vedtaket synliggjøres i den offentlige postjournalen på et tidspunkt da klageadgangen er reell.

Vis til gode eksempler

Vurder hvilke problemstillinger som vil gjøre seg gjeldende i det enkelte prosjektet spesielt, og prøv å finne gode referanseprosjekter eller -produkter (det siste kan være noe så konkret som en vellykket døråpner på en dør). Referanseprosjekter kan vise både gode tekniske løsninger og høye ambisjoner, og fungere som eksempler til etterfølgelse.

Da svømmehallen på Norges idrettshøgskole i Oslo ble rehabilitert, godkjente man i en tidlig fase at vinduene kunne skiftes ut. På et senere tidspunkt i prosjektet, da vindusprofiler, type solavskjerming og øvrig detaljering knyttet til vinduene var avklart, fattet Riksantikvaren et endelig vedtak for etablering av de nye vinduene. Foto: Aase Hogfeldt-Eskevik, Riksantikvaren

I forbindelse med rehabiliteringen av Historisk museum i Oslo ble det prinsippgodkjent at innvendige varevinduer kunne skiftes ut i utstillingssalene. Etter at godkjenningen forelå ble det gjort et grundig arbeid før den endelige løsningen ble godkjent. Bildet viser en prøve på ny vindusprofil og hengsel. Aase Hogfeldt-Eskevik, Riksantikvaren

Oppfølging i prosjekteringsfasen

  • Sikre at anlegget dokumenteres godt ved oppstart.
  • Kartlegg prosjektets behov og inngrepene det vil medføre.
  • Be om en oversikt over prosjektomfanget.
  • Sett av tid og midler til prøvefelt og piloter.
  • Behandle tiltak fortløpende.
  • Kulturminnemyndigheten er en verdifull ressurs i prosjektet.

Dokumentasjon og kartlegging

Ved oppstart bør den /de prosjekterende fotografere (dokumentere) prosjektområdet. Videre bør man tidlig avklare hvilke behov som utløser inngrep og konsekvensene dette medfører.

Oversikt/liste

De prosjekterende bør tidlig i prosessen lage en oversikt over alle fredete områder eller elementer som vil bli berørt av arbeidet. Dette gir en oversikt over omfanget av prosjektet for kulturminnemyndigheten, samtidig som den øvrige prosjektgruppen bevisstgjøres.

Det kan for eksempel være vanskelig å overskue hva en etablering av mekanisk ventilasjon innebærer i form av inngrep. Det er derfor nyttig med en oversikt som viser vertikale og horisontale føringer, eventuell gjenbruk av sjakter og piper, elementer på taket og fasaden og hvor et teknisk rom i så fall skal plasseres.

Prøvefelt og piloter

Enkelte ganger kan det være vanskelig å treffe en beslutning basert på tegninger. Da kan det være nødvendig med et prøvefelt eller et pilotprosjekt. Det er saksbehandlerens ansvar å kommunisere behovet for dette tidlig, slik at det settes av nok tid og midler

Fortløpende saksbehandling
Det er naturlig at saker som er ferdigprosjektert legges fortløpende frem for kulturminnemyndigheten. Det er viktig å sikre en grundig og effektiv saksbehandling i denne fasen, og kulturminnemyndigheten kan i store rehabiliteringsprosjekter fungere som en nyttig sparringpartner og ressurs, i tillegg til å være godkjenningsinstans.

Det kan forekomme at prosjektet vil legge frem saker for drøfting, slik at kulturminnemyndigheten kan komme med synspunkter, løsningsforslag eller føringer før tiltaket utarbeides videre. Saken kan dermed legges frem flere ganger, for å sikre en god utvikling og til slutt et godt resultat.

Et eksempel på en drøftingssak er utformingen av nye håndløpere som skal supplere de eksisterende i et anlegg. Det er naturlig å drøfte om nye tillegg skal utføres som eksakte kopier eller som enkle funksjonselementer som underordner seg det eksisterende rekkverket.

Prøver av teglstein til reparasjoner på fasadene til Historisk museum. Foto: Aase Hogfeldt-Eskevik, Riksantikvaren

Prøveoppstrøk av lasur for en ny overflatebehandling av vinduspartiene i Geologisk museum. Foto: Aase Hogfeldt-Eskevik, Riksantikvaren

Oppfølging i byggefasen

  • Delta på befaringer.
  • Inkluder den/de utførende i dialogen på byggeplassen.
  • Sikre at ferdigstilte tiltak dokumenteres.

Tilstedeværelse på byggeplassen

Som i tidligere faser er det hensiktsmessig at prosjektet fortsatt følges opp av en fast saksbehandler. Det er viktig å delta på befaringer for å kunne følge opp prosjektet på en god måte. Dette bidrar til at saksbehandleren får et godt bilde av prosjektet utvikling og tiltakenes endelige resultat. Det er dessuten verdifullt for prosjektet at kulturminnemyndigheten er til stede på byggeplassen. På befaringer kan byggelederen også inviteres med, slik at vedkommende blir informert om kulturminnehensynene som er sentrale i den aktuelle fasen av prosjektet. Dette kan bidra til at de som jobber i prosjektet fortsetter å være oppmerksomme på kulturminneverdiene.

Når saker av teknisk karakter skal diskuteres, kan det også være nyttig å inkludere representanter for de utførende slik at det kulturminnefaglige hensynet kommuniseres tydelig i alle ledd.

Sikre at prosjektet tar foto av ferdigstilte elementer underveis. Dette skal senere legges ved i en sluttrapport eller revidert forvaltningsplan.

Oppfølging ved ferdigstillelse

Sikre at forvaltningsplanen revideres eller at det utarbeides en sluttrapport.

Når prosjektet avsluttes, bør forvaltningsplanen revideres, og eventuelt skal det utarbeides en sluttrapport. Slik oppfølging av prosjektet gir et grunnlag for at kunnskap og erfaringer kan videreføres i forvaltningen av kulturminnet.

En sluttrapport kan være enkel i form og omfang, for å sikre at den blir fullført. I ferdigstillingsfasen begynner mange aktører i andre prosjekter, og det er derfor viktig at informasjonen samles mens de relevante aktørene fortsatt er med.

Revisjonen i forvaltningsplanen eller sluttrapporten skal oppsummere tiltakene som er gjennomført og tydeliggjøre endringene i kulturminnet som prosjektet har medført. Hvis kulturminneverdier har gått tapt, skal dette synliggjøres i rapporten.